AMELIORATIONS DES FONCTIONNALITES D’AGENDA SUR EXCHANGE 12

Publié le par Teruin

 

Le but de document est de présenter les améliorations des fonctions de calendrier grâce à l’utilisation combinée de Microsoft Exchange 2007 et Outlook 12.

 

 

La liste des améliorations qui vraisemblablement seront portées dans ces nouvelles versions portent sur :

 

  • L’amélioration des fonctions de réunion

     

  • La primeur des données d’agenda

     

  • La définition de boites aux lettres de ressources

     

  • La gestion automatique des réservation de salles

     

  • L’extension des accès au calendrier

     

 

L’amélioration des fonctions de réunions

 

Dans la version 2003, la planification des réunions s’effectue par les biais de dossiers publics qui contiennent les plages libres et occupées des différents utilisateurs. Les fameux Free Buzy Folders. Cette technique est pénalisante dans le fait que les données même répliquées entre différents serveurs risquent de ne pas refléter tout à fait la réalité des agendas (latence de la réplication inter site). Dans l’environnement d’Exchange 12, le principe est différent et permet de ‘coller’ au plus juste avec les données des agendas des personnes concernées par la réunion. Les données de planning  sont alors extraits directement des agendas des personnes concernées par la réunion.

 

 

Dans le cadre d’un environnement Mixte (Exchange 12 et Exchange 2003) le service « Availability »aura pour rôle de déterminer sur quel type de serveur sont positionnées les boites aux lettres. Dans le cas de boites aux lettres positionnées sur Exchange 12, les informations seront extraites directement des agendas par appel RPC vers le serveur des participants.

 

Dans  le cas de boites aux lettres positionnées sur un serveur Exchange 2003, les informations calendaires seront extraites par ce même service  via des requêtes OWA sur les serveurs concernés.

 

 

 

 


Amélioration de la confidentialité des accès

 

Dans cette nouvelle version les heures définies comme heure de travail ont une importance renforcée dans le sens ou les droits d’accès aux autres collaborateurs, pourront être positionnés sur les plages définies comme travaillées ou non.

 

 

Amélioration des messages d’absence du bureau

 

Dans la pré-version d’Exchange 2007 actuelle et du client Outlook 12, il est possible de différencier les messages d’absences du bureau à destination de l’interne et ceux à destination de l’extérieur.  De plus les règles d’absence du bureau peuvent être programmées de façon à se déclencher à une date et heure fixe et s’annuler de la même façon.

 

 

 

 

Amélioration de la réservation de salle

 

Une des grandes améliorations est la prise en compte de boites aux lettres de ressources en tant que telles. Dans la version Exchange 2003, les boites aux lettres de ressources ne sont en fait que de simples boites aux lettres utilisateur que l’on prend soins d’utiliser comme ressources. Dans l’environnement Exchange 12, la notion de boites aux lettres de ressources est prise en compte directement dans le Schéma Active Directory et est rattaché à un compte utilisateur désactivé. La définition d’une ressource en tant que salle de réunion permet de bénéficier d’une signalétique différente au sein du carnet d’adresse Outlook qui comprend maintenant des listes d’adresses de salle de réunion. Le simple fait de positionner en tant que destinataire une salle de réunion va renseigner la localisation du rendez-vous avec cette valeur.

 

Mais Microsoft ne s’est pas arrêté la. La version actuelle permet de choisir plusieurs salles pour une réunion et affichera un score et des codes couleurs dans la partie droite, via l’assistant de réunion.

 

 

 

 

De plus les  boites aux lettres de ressources posséderont des spécificités propres comme leurs types (salle, équipement) et des données propres comme leurs capacités d’accueil etc.. Chaque ressource pourra posséder un administrateur qui via Outlook ou OWA pourra gérer leurs propriétés. Des stratégies pourront être définies pour permettre un comportement différent selon certaines salles, comme le fait que la réservation doit être validée par un responsable ou si elle est acceptée d’office.

 

 

Modification automatique des rendez vous

 

Dans cette version, les réunions posées dans les calendriers vont se mettre à jours en fonction des événements dit ‘de changements’. Le simple fait par exemple de modifier l’horaire repositionnera la réunion comme provisoire en attente de validation. Par contre la modification de la description n’aura pas d’effet sur la validation car elle ne remet pas en cause ni la , ni son positionnement dans le temps. Ce qui se faisait par message sous Exchange 2003 se fera automatiquement via le processus ‘calendar Attendant’ qui s’occupera de prendre en considération l’ensemble des modifications liées à la réunion. Il en résultera une diminution importante des messages de modification de durée, de positionnement dans le temps que l’on doit gérer actuellement dans Exchange 2003 et Outlook 2003.

 

 

L’extension des accès au calendrier

 

La consultation du calendrier pourra s’effectuer par un simple téléphone

 

 

Conclusion

 

La gestion de l’agenda et des tâches semble fortement renforcés et apportera un meilleur confort utilisateur beaucoup plus évolué de ce que l’on a pu connaître sur ‘feu’ Groupwise 6. A suivre donc !

 

 

 

 

Laurent TERUIN

 

 

 

 

 

 

 

 

Publié dans Exchange 2007

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